Um ein Sitzungs-Protokoll zu erstellen, navigieren Sie zu AKTENTEXTE. Sie können entweder einen neuen Datensatz erstellen oder eine EINLADUNG, die Sie zuvor erstellt und versendet haben, modifizieren. Wenn Sie ein neues Protokoll erstellen möchten, folgen Sie den Anweisungen im Hilfetext Aktentexte: Einladung. Um eine bereits erstellte Einladung zu modifizieren, wählen Sie das gewünschte Dokument aus der Liste aus und nehmen Sie folgende Änderungen vor: Status: Auf Entwurf setzen Dokument-Art: Ändern Sie die Dokument-Art auf PROTOKOLL Dok Datum: Passen Sie das Datum an Teilnehmerliste: An-/Abwesenheiten anpassen, zusätzliche Teilnehmer hinzufügen, Verteiler bei Bedarf erweitern
Wechseln Sie in der linken Spalte zu PROTOKOLL INHALT und erfassen Sie neue oder ergänzen Sie bestehende Traktanden mit den gewünschten Informationen und aktivieren Sie die gewünschten Checkboxen (ENTSCHEID, AUFGABE, INFO).
Weisen Sie AUFGABEN (Pendenzen) internen oder externen Personen/Firmen (ERLEDIGEN DURCH) zu und erfassen Sie das Datum/den Text unter ERLEDIGEN BIS. Bei markierter Checkbox TRAKT. IN PENDENZEN AUFNEHMEN nimmt b'Files® die erfassten Aufgaben in die Pendenzenliste auf. Diese können Sie zusammen mit dem Protokoll als Beilage versenden. Das gleiche gilt für Traktanden, die als ENTSCHEID aufgenommen werden. Auch hier erstellt b'Files® eine Liste, die zusammen mit dem Protokoll versendet werden kann.
Beachten Sie bitte, dass das Arbeitslayout nur aktiviert werden kann, wenn der Radiobutton PROTOKOLL DRUCKEN in der rechten Spalte aktiviert ist.
Sie können jedem Traktandum jeweils ein Foto hinzufügen. Traktanden mit Fotos erhalten einen grünen Punkt.
Wenn Sie mehrere Fotos zu einem Traktandum erfassen möchten, nutzen Sie bitte den Reiter AKTENTEXTE>FILES/BILDER.
Sie können das Protokoll zusammen mit den ausgewählten Beilagen als PDF direkt an die Teilnehmer resp. den Verteiler mailen. Aktentexte: Einladung
