Projektwissen im Architekturbüro: Erfahrungen für morgen sichern

In Architekturbüros entsteht mit jedem Projekt ein riesiger Schatz an Wissen: über Bauprozesse, Materialwahl, Kommunikation mit Behörden, Zusammenarbeit mit Fachplanern oder den Umgang mit unvorhergesehenen Herausforderungen. Dieses Erfahrungswissen ist Gold wert – wird aber oft nicht systematisch dokumentiert. Warum eigentlich nicht?

Projektwissen im Architekturbüro: Ein diesem Artikel geht’s darum, wie Architekturbüros ihr Projektwissen besser sichern und zugänglich machen können – und was andere Büros dazu sagen.

Was ist Projektwissen – und warum geht es oft verloren?

Projektwissen ist alles, was im Laufe eines Architekturprojekts an Erfahrungen, Entscheidungen, Learnings und Problemlösungen entsteht. Oft steckt dieses Wissen in Köpfen, E-Mails, Notizen – oder in den berühmten „temporären Ordnern“ auf dem Desktop.

Die Folgen:

• Informationen sind schwer auffindbar

• Learnings werden nicht weitergegeben

• Wissen geht mit dem Projektteam verloren

Gerade in kleinen und mittleren Büros, wo viel parallel läuft, fehlt häufig die Zeit für strukturierte Dokumentation. Dabei würde das die Zusammenarbeit enorm erleichtern – intern wie extern.

Was andere Architekturbüros machen: Stimmen aus der Community

Wir haben Architekten gefragt, wie sie mit ihrem Projektwissen umgehen. Hier ein paar typische Antworten:

„Wir speichern am Ende jedes Projekts eine ZIP-Datei mit allen Unterlagen – aber ehrlich gesagt schaut die niemand mehr an.“

„Unser Wissen liegt in den Köpfen. Wenn jemand geht, ist es weg.“

„Wir versuchen, aus jeder Bauleitung eine kurze Lessons-learned-Notiz zu machen. Wenn wir’s schaffen.“

„Seit wir mit klaren Ordnerstrukturen arbeiten und die wichtigsten Learnings in einem Onepager festhalten, finden neue Mitarbeitende viel schneller rein.“

Fazit: Es gibt keine perfekte Lösung, aber viele kleine Massnahmen, die helfen können.

5 einfache Wege, wie ihr Projektwissen systematisch festhalten könnt

1. „Projekt-Logbuch“ führen

   Notiert wöchentlich (oder mindestens am Projektende) wichtige Entscheidungen, Stolpersteine und Lösungen. Kurz und knapp – Hauptsache dokumentiert.

2. Checklisten für Übergaben oder Projektabschluss

   Standardisiert, was ihr dokumentieren wollt: Welche Pläne, welche To-Dos, welche Learnings?

3. Namenskonventionen & Ordnerstruktur definieren

   Wer sich durch 10 Versionen eines Plans quält, kennt das Problem. Eine klare Struktur hilft – auch in 5 Jahren noch.

4. Geteiltes internes Wiki oder Tool nutzen

   Nutzt Tools wie Confluence, Notion oder b’Files, um Infos teamübergreifend zugänglich zu machen.

5. Fehler nicht verstecken – sondern teilen

   Sprecht offen über Dinge, die schiefgelaufen sind. So wird Lernen zur Kultur.

   
   

Fazit

Projektwissen ist kein Bonus – es ist Überlebensstrategie. Wer es schafft, Wissen aus abgeschlossenen Projekten für neue Aufgaben nutzbar zu machen, spart Zeit, vermeidet Fehler und baut echtes Know-how auf. Es braucht keine Riesenlösung – kleine Schritte reichen.

Wenn du wissen willst, wie du dabei digital effizient arbeiten kannst, schau mal bei b'Files® vorbei.